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オフィスのペーパーレス化が進まない?メリットとデメリットは?

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ITの進歩により、従来は紙を使用していたものを電子化し、紙を使わなくする「ペーパーレス化」に取り組もうとする企業の話をよく耳にします。私は自宅のペーパーレス化(電子化)を少しずつ進め、まだ途中であるにもかかわらず、その効果を実感しています。オフィスのペーパーレス化は進んでいるのでしょうか?

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オフィスのペーパーレス化が進まない?FAXは日本だけ?

日本の紙の需要を見ると「印刷・情報用紙」が2005年の11,993千トンから減り続け、2017年には8,434千トンになっています。「新聞用紙」も同様に2005年の3,759千トンから減り続け、2017年には2,777千トンとなっています(*日本製紙連合会の資料より)。これらは家庭での需要とオフィスでの需要に分類されていませんが、日本全体で紙の印刷物が急速に減少していることは間違いありません。特に紙版の新聞と書籍・雑誌は、減少が著しく、今後は人口減少の影響も加わるとすると、減少は続くでしょう。

企業のオフィスのペーパーレス化については、2016年ごろにソフトバンク コマース&サービス株式会社が「完全ペーパーレス化」を成し遂げたことが報道されていました。「完全ペーパーレス化」まで達成するのはかなり大変ですが、メールやPDFファイル、プロジェクター、タブレット、ノートパソコンの活用により、着実にオフィス内のコピー、印刷枚数は減っているようです。オフィス用のコピー機(複合機)の売上を主要各社の決算発表などから確認してみても、減少傾向は明らかで、国内トップシェアを誇るリコーでさえ2018年3月期に営業赤字となり、リストラに踏み切りました。オフィス用コピー機は、印刷枚数によって課金するビジネスモデルですので、着実にオフィスのペーパーレス化が進んでいると考えて良いでしょう。

オフイスで未だに紙に印刷し続けている機器としてFAXがあります。オフィスによっては、取引先からの発注をFAXでやり取りしているところもあり、受信する度に毎回印刷しているようです。FAXを業務で使用しているのは、先進国では日本ぐらいで、米国では10年前ぐらいから使われなくなっているようです。実際、米国のスミソニアン博物館では、「産業遺産」としてFAXがコレクションの一つに加えられているそうです。そのため、FAXでの送信を要求されるとかなり戸惑います。オフィス用複合機では、紙に印刷しないでFAXの送受信ができる機種もあるようですので、FAXを使い続けたとしても印刷しないことを選択する人も増えてくる可能性はあります。

オフィスのペーパーレス化のメリットとデメリット

オフィスのペーパーレス化のメリットは以下のような点が挙げられます。

オフィスのペーパーレス化のメリット

1.印刷に要するコストが削減できる

オフィス用のコピー機では本体の費用も高いですが、トナー等の消耗品や印刷枚数による課金がありますので、かなりの費用がかかります。小型のプリンターを使用している場合でも、インクカートリッジ、印刷用紙の費用は案外高いです。印刷しなければこれらがかかりませんので、コスト削減に取り組む企業にとっては大きなモチベーションになります。

2.スペースを削減できる

さすがにコピー機とプリンターを撤去するところまでは一気に進まないと思いますが、紙の文書等を保管しているスペースは調べてみるとかなりあるものです。ファイルしたものを収納してるキャビネットは、どこのオフィスでも見かけるものです。これらを大幅に減らすことができれば、オフィスのスペースにかかるコストも減らせます。日本では土地を購入したり、スペースを借りる費用が高額なので、省スペースによるコスト削減もかなりのものです。

3.書類をコピー・印刷する・整理・探す時間と労力を削減できる

会議資料を用意するためにコピー・印刷する時間と労力も案外多いものです。人数が多くなるほど馬鹿になりません。さらに紙の書類を受け取ると、整理して保管しなければなりませんし、必要な時に探して取り出さなければなりません。これがPDFファイルなどの電子ファイルならば、メールで参加者に送ったり、企業によっては社内のサーバーやクラウドなどの所定の場所に置いて、各自ダウンロードすることもできます。電子ファイルであれば、パソコンの中に保管し、ファイル名や日時で簡単に検索できますので、整理したり、探すことも簡単で時間と労力を大幅に削減できます。外出中にも書類を保管しているサーバーまたはクラウドにアクセスできるようにすれば、場所と時間に制限されずに必要な書類を確認することができます。

4.書類を電子ファイル化してバックアップがとれる

紙の書類は紛失・消失してしまえばそれまでですが、電子化してそれを企業として他のサーバーなどにバックアップするようにすれば、万が一オフィスで火災等があってほとんどのものが焼失してしまって、別の場所にあるサーバーに保存した電子ファイルは無事であることが多いです。

この他にも、書類が劣化しないなどのメリットはあると思いますが、上記のメリットだけでもほとんどのオフィスにとって十分にペーパーレス化を推進する理由となるでしょう。

一方、オフィスのペーパーレス化のデメリットも指摘されています。それらは以下のようなものです。

オフィスのペーパーレス化のデメリット

1.紙の書類のように簡単に書き込めない

紙の書類ならば、簡単に書類にメモを書き込んだりできます。些細なことのようですが、重要なことを考えたりする思考プロセスにおいては案外重要なことです。現状ではほとんどの電子デバイスがまだ発展途上で、紙と同じようにはなっていません。しかし、iPad ProのようにApple Pencilでかなり紙に近い感覚で入力できるデバイスも登場していますので、年々改善されていくでしょう。現状では、別途メモを用意したり、ノートパソコンなどに入力したりするなどの対応をしている人がほとんどでしょう。

2.初期投資と維持費が必要

PDFファイルやメールなどを見るためのタブレットやノートパソコンなどを、オフィスの従業員に持たせる必要があります。またそれらが接続できるサーバーやクラウドなども必要です。それらを導入し、維持する費用が必要になります。

3.システムダウンすると業務に深刻な影響が出る

最近もIT化の進んだいろいろな企業で、システムダウンにより業務ができなくなった事例が報道されています。ペーパーレス化した場合は、書類さえも読めなくなりますので、システムダウンの影響は大きいでしょう。しかし、考えようによっては、ペーパーレス化しなくてもシステムダウンしたら影響は大きいとも言えます。

4.ペーパーレス化したシステムに慣れるまで時間がかかる

人によっては、ペーパーレス化して紙の書類を使用できなくなったことに対して文句を言う人も出てくるでしょう。ある程度のITのスキルが求められますし、慣れるまでに時間がかかります。

以上のようなデメリットは挙げられていますが、ペーパーレス化はさらに今後も進んでいくと予想されています。


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オフィスのペーパーレス化を進めるために

オフィスのペーパーレス化を進めるためにはどうすれば良いでしょうか?まずは「ペーパーレス化を進める」という方針を明確に掲げ、全員にメリットを説明し、協力を要請することから始めましょう。コスト意識の高い人ならば、前述のコスト削減だけでも十分に意義を理解してくれるでしょう。また在宅勤務や外出先での利用まで視野に入れて進めれば、その便利からペーパレス化の効果を理解し、協力してくれる人も増えるでしょう。

ペーパーレス化を進めるためには、十分な初期投資が必要です。従業員が使うためのデバイスが用意されなければ不便になるだけですので、十分な用意をしなければ反発を招きかねません。また一気に進めるのも無理がありますし、現状のIT機器の性能ではペーパーレス化をしない方が良いところもある可能性はあります。ペーパーレス化できるところから無理なく進めて行くようにしましょう。会議資料のペーパーレス化などは、会議に参加する人が使えるノートパソコンなどのデバイスさえ配布すれば、比較的実行しやすいでしょう。

まとめ

オフィスのペーパーレス化について紹介しました。社会全体では着実にペーパーレス化に進み、紙の使用量削減が進んでいます。できるところから進めていきましょう。

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