絶対知っておきたいパソコンスキルの教科書!セキュリティ編

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ITが企業の運命を左右するような時代です。多くの業種・職種でパソコンを利用しています。最近はスマホの普及もあり、パソコンに習熟しないうちに社会人になる人も増えています。社会人になってから職場で困らないように習得しておくべきパソコンのスキルがあります。もちろん新入社員に限らず、経験豊富な社会人でも最新のパソコンスキルを常に習得しておいた方が良いでしょう。以下に必修のパソコンスキルについて紹介します。

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絶対に知っておきたいパソコンスキル:セキュリティ関連

仕事では重要な秘密情報を取り扱います。それは守秘義務を契約で定めた取引先の情報、お客様の個人情報、社員の個人情報などです。特に最近はお客様の個人情報流出がニュースになったことが記憶に新しいです。被害状況によっては、社長が引責辞任する、巨額の賠償を支払うなどの事態になっています。こうなると当然のことながら関わった社員が何の責任も問われないなどということはなく、懲戒処分や解雇もありますし、故意に行ったのであれば逮捕され、損害賠償請求をされることもあります。一般にその金額も億単位になることが多いので、仕事で扱うパソコンのセキュリティには注意を払わなければなりません。

基本的なことを以下に記します。

1.会社のパソコンを私用で使わない

2.仕事に私用のパソコン・他人のパソコンを使わない

3.パソコンにパスワードを設定する

4.会社のパソコンに勝手にアプリをインストールしない

5.他人のUSBメモリを接続しない

6.セキュリティソフトを使用する

以下、これらについて解説します。

会社のパソコンを私用で使わない

会社に雇用されている人は、会社と雇用契約を取り交わしています。その契約に基づき、業務を遂行するために会社から貸与されているパソコンを使用するケースが一般的です。会社が社員の個人所有のパソコンの使用を要求することはほとんど無いでしょう。

したがって、会社のパソコンを仕事以外の私用で使用したら、厳密には、通常、契約違反になります。20年以上前ならば、ITの進歩に会社内の規則が追いついてなく、ちょっとした私的利用はほとんど見逃されていました。よくあるのは勤務時間中に私的なメールを送ったり、インターネットで仕事とは関係の無いホームページを見たりすることです。

ほとんどの場合、多少私的なメールを送ったり、ネットサーフィンをした程度で処罰を受けることはありません。しかし、パソコンの利用については、ログが残っていることが多く、何か問題が起こった時に徹底的に調べられることがあるということを知っておいた方が良いでしょう。

私が知っているある事例では、社員がメンタルな不調を訴えて長期の休職になった際に、パワハラの有無などが疑われ、その社員のパソコンの調査が会社側の指示で行われました。その社員の職場は比較的管理が緩く、少人数で仕事をすることが多かったのですが、その社員が関わったと疑われる書き込みがネット上の掲示板などに複数あり、それについての通報が外部から寄せられたことがその理由です。その社員はパソコンに詳しかったこともあり、休日に無断で職場に来て、パソコンのデータをすべて消去していたため、真相はわからなかった部分が残りました。しかし、状況から総合的に判断し、かなり不利な立場となりました。

このように何か問題が発生した際に、徹底的に調べられ、勤務時間中に業務以外に使用した証拠が明らかになると、非常に不利な立場になるということは知っておいた方が良いでしょう。


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仕事に私用のパソコン・他人のパソコンを使わない

業務で私用のパソコンを使わないということも基本です。よくあるのはメールの送受信やWordやExcel、PowerPointの利用です。何らかのデータとして私用パソコンの中に仕事に関するデータが残ってしまい、それが私用のパソコンから外部に流出してしまう危険があるからです。特に使用パソコンを家族で共用している際などにはリスクが高くなります。

それと同じ理由で、ホテルやネットカフェにある不特定多数が利用できるパソコンに、メール閲覧やその他のサイトのログインパスワードなどを入力することも非常に危険です。悪意を持ってパスワードなどを盗み取るプログラムが組み込まれている可能性もあるからです。

パソコンにパスワードを設定する

新しいパソコンを購入し、セットアップをすると、通常は個人のパスワードを設定するようになっていますので、特に意識しなくてもパソコンにパスワードを設定しているでしょう。注意すべきなのは、席から離れた時などに、自動的にパソコンにパスワードロックがかかるような設定をしておくことです。どのぐらいの時間パソコンを操作しなかったらパスワードロックがかかるのかを設定できますので、忘れずに設定しましょう。

重要な情報は、同じ職場であっても見せる必要のない人に見せるものではありません。パソコンの画面に表示したままにすると簡単に盗み見られてしまいますので注意しましょう。

またパスワードを忘れやすいために、ポストイットなどに書いてパソコンのモニターに貼り付けている人もいます。これではパスワードをかける意味が無いので止めましょう。もちろん共用パソコンの場合は問題ないです。

会社のパソコンに勝手にアプリをインストールしない

ある程度の規模の会社であれば、社内のネットワークを整備しており、それを管理する責任者がおかれています。ネットワークの稼働に支障を来さないように、その企業で使用するパソコンのOS、アプリなどを定め、それ以外の仕様のパソコンをネットワークに接続することを禁じているケースがあります。そしてすでに使用しているパソコンに、無断で所定のOSおよびアプリ以外のものをパソコンにインストールしないようにルールを定めている場合もあります。

つまり、基本的には会社のパソコンに勝手にアプリをインストールしないようにしましょう。また新しいパソコンをセットアップする時も、何のアプリをインストールしてよいのか確認しましょう。管理が厳しい会社では、新規購入のパソコンも機種・OS・アプリが指定されていることがありますので、それを選べば特に問題ありません。

よくありがちなのは、インターネット上から何らかのアプリ・プログラムをダウンロードしてインストールするケースです。基本的には必要がない限りは、ダウンロードしてインストールしない方が安心です。不安がある場合には、ネットワーク管理者に確認してみましょう。

他人のUSBメモリを接続しない

最近はUSBメモリの価格が下がってきましたので、ある程度大きなサイズのデータをやり取りする際にUSBメモリを利用することが多くなりました。それだけにUSBメモリを悪用してパソコンにマルウェアなどを送り込もうとする人々がいます。そもそもパソコンを狙ったウイルスやマルウェアがなぜ国際的に拡散しているのかを考えると、他人のパソコンやネットワークに危害を加えようというする個人あるいは組織が存在しているからです。

怖いのは自分のパソコンやUSBメモリにウイルスやマルウェアが送り込まれ、それに気が付かないうちに他人に感染させてしまうということ。特にUSBメモリを媒介して感染させようというタイプのものがありますので、もっとも確実な対策は他人のUSBメモリを自分のパソコンに接続しないこと、自分のUSBメモリを他人のパソコンに接続しないことです。

またUSBメモリは小さくて紛失しやすく、盗まれやすいので、パスワードを設定できるタイプを選び、重要なデータを長期間中に残さないことも必要です。さらにデータを暗号化できる機能が付いていると良いでしょう。

自分のUSBメモリも、ウイルスに感染していないか、定期的にウイルスチェックをして確認しましょう。

セキュリティソフトを使用する

通常のパソコンの使い方をしていて、ウイルスやマルウェアに感染する可能性が高いパターンが、メール経由とインターネットのウェブサイト(ホームページ)経由です。私も、ウイルスに感染したメールを受信したことが何度もあり、その際にウイルスソフトに守ってもらいました。またサーバーに備えられているウイルスチェック機能により、サーバー側でメールを迷惑メールフォルダに振り分けられているものも相当数あります。

このような経験から考えても、ウイルスチェックソフトをインストールし、利用することはもはや標準と考えた方が良いでしょう。どのようなウイルスソフトを選ぶのかは、会社のネットワーク管理者によって決められていることが多いので事前に確認してから使用した方が良いでしょう。

また前述のようにサーバーの迷惑フォルダに振り分けられているメールが相当数ありますので、定期的に迷惑フォルダをチェックして、必要なメールが振り分けられていないかどうか確認するようにしましょう。

ウェブサイト経由で感染したり、マルウェアが送り込まれるパターンはいくつかあります。最も多いのは、ウェブサイトから何らかのアプリをダウンロードしてインストールした時です。会社のパソコンでは、必要がない限りは知らないウェブサイトからアプリを不用意にダウンロードしない方が無難です。ダウンロードしてしまった時にも、すぐにインストールしないで、ウィルスソフトでチェックしましょう。

まとめ

社会人ならば知っておきたいパソコンスキルのセキュリティに関することを解説しました。ちょっとした油断が大変な事態に発展することがありますので、日頃からセキュリティに関しての意識を高くするようにしましょう。

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